Auxiliar Administrativo – Gestão/Recepção

Atendimento telefônico e pessoal, incluindo a anotação de recados e repasse aos responsáveis, controlando o fluxo de contato na unidade e o retorno aos clientes;

Manter atualizada a lista de telefones úteis e ramais internos;

Suporte à gestora nas rotinas administrativas de departamento de pessoal (distribuição de documentos e informações aos colaboradores, conferência dos cartões de ponto e atestados, controle da relação de pendências administrativas, cadastro de colaboradores, malotes, etc.);

Enviar mensalmente ao DP, dentro do prazo estabelecidos e dispor na portaria as novas folhas de controle de horas dos médicos;

Prezar e garantir o sigilo das informações tratadas;

Auxiliar a gestora com os processos de compra e controle de insumos da unidade (incluindo controles de estoques), realizando cotações e o controle da remessa de contas a pagar/receber para a unidade central;

Preencher mensalmente as escalas de trabalho, de acordo com as indicações da gestora;

Controlar planos de ação para tratamento de bancos de horas e demais processos, informando à gestora os desvios;

Realizar os lançamentos administrativos no sistema pertinente;

Enviar documentos via malote, conforme a demanda da unidade, realizando protocolos, comunicação de envio por email e demais processos;

 Enviar notas, contas e preencher planilha de contas a pagar, controlando valores e datas, dando tratativas e informando à gestora eventuais desvios;

Controlar a organização e o arquivo de documentos;

Auxiliar a gestora na atualização de documentos legais, contratos, etc;

Auxiliar a gestora em ações de integração, treinamentos e eventos em geral;

Atualizar periodicamente murais de comunicação, como aniversariantes do mês, jornal, etc;

Preencher indicadores e controles de qualidade de acordo com orientação da gestora;

Dar suporte à gestora nas rotinas administrativas em geral, incluído follow-up, etc.